书面函复是什么意思

书面函复是指以书面形式对来函、申请或询问作出的正式回应。这种回复常见于商务沟通、政府机构往来和学术交流中，采用书信、邮件或公文格式。函复内容需明确、简洁，直接回应对方提出的问题或请求，避免模糊表述。例如，企业收到客户投诉后，会发函详细说明处理方案；政府部门对市民申请的行政许可，会书面告知批准或拒绝理由及依据。

书面函复具有法律效力和规范格式，要求使用正式抬头、称谓和落款。回复需包含完整信息，如函件编号、日期、联系方式等，确保可追溯性。实际应用中，律师函复需引用法律条文，学校录取通知函复包含入学条件和截止日期，合同修改函复明确变更条款及生效时间。这种沟通方式确保信息准确传达，避免口头沟通可能产生的误解或争议。