档案电子化是什么意思

档案电子化是将纸质文件转化为数字格式的过程。办公室扫描仪每天能处理数千页文档，这些文件变成PDF或TIFF格式存储在服务器上。医院病历电子化后，医生调阅患者记录只需点击鼠标，不再翻找厚重文件夹。学校学生档案电子化，招生办能快速查询历年录取数据，节省大量查找时间。电子档案占用物理空间小，一个硬盘可存储相当于文件柜数万页的资料。

档案电子化还涉及元数据添加和索引建立。图书馆古籍数字化时，每页都添加了OCR文字识别层，读者可全文检索。企业财务系统电子化后，发票、合同自动关联到项目编号，审计追踪一目了然。政府部门土地档案电子化，GIS系统将地图与权属信息结合，查询地块历史变迁只需几分钟。电子档案支持多用户同时访问，远程协作效率提升显著。