什么是归档制度

归档制度是组织系统化保存和管理文件的方法。图书馆使用这套制度将书籍按学科分类编号，方便读者快速查找。企业财务部门每年将凭证按时间顺序装订成册，标注年份和月份，确保财务记录可追溯。医院病历室为每位患者建立终身档案，按身份证号排序，医生能随时调阅历史诊疗记录。学校教务处将学生资料按年级和班级分类，毕业生的成绩单永久保存，便于后续学历认证。

归档制度包含明确的保存期限和销毁流程。政府部门规定涉密文件20年后解密，普通文件保存10年即可销毁。建筑设计院的图纸档案永久保存，因为建筑可能需要百年后的维修。律师事务所的诉讼卷宗保存25年，超过期限经审批可销毁。档案室配备温湿度控制系统，纸质文件存放在18-22摄氏度环境中，防止霉变和脆化。电子档案则通过多重备份和加密技术，确保信息安全可访问。