邮件归档是什么意思

邮件归档是将已发送或接收的邮件整理存储到特定文件夹的过程。企业每天处理数百封邮件，归档能确保重要信息不被遗漏。财务部门会将季度报表邮件归档至"财务文档"文件夹，项目团队会将协作讨论邮件归档至对应项目名称的文件夹。归档后的邮件依然可以被搜索和访问，只是不再出现在收件箱中，保持收件箱整洁高效。

邮件归档系统提供自动分类功能，根据邮件主题、发件人或内容自动归档。法律团队会将包含合同条款的邮件归档至"法律文件"分类，人力资源部门会将员工入职相关邮件归档至"人事管理"分类。归档邮件可设置保留期限，过期后自动删除或转为长期保存。这种管理方式让企业能在需要时快速找到历史邮件，同时降低服务器存储压力。